Nie wieder stundenlang nach wichtigen Informationen oder Dokumenten suchen
Zettelchaos, Papierstapel, Ordner bis unter die Decke?
Mit HEISCAN machen Sie damit Schluss und haben alle Dokumente in Sekundenschnelle zur Hand. Egal, wo Sie sind. Egal, von welchem Endgerät.
Tausende Dokumente füllen auch in Ihrem Unternehmen Schränke, Lager oder Keller?
Nach wichtigen Infos zu suchen, dauert oft sogar Stunden – Kunden müssen warten, Mitarbeiter vergeuden wertvolle Arbeitszeit.
Wir von HEISCAN scannen alle Ihre Dokumente und stellen sie Ihnen digital zur Verfügung.
So haben Sie in Sekundenschnelle und von überall aus Zugriff – ohne Arbeitsaufwand für Sie!
Aufträge haben wir für unsere Kunden abgewickelt.
Stunden eingesparte Zeit pro Mitarbeiter.
Quadratmeter eingesparte Lagerfläche pro Unternehmen.
Feedback unserer Kunden
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Aufträge haben wir für unsere Kunden abgewickelt.
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Warum Dokumente in Papierform der größte Zeit- und Kostenfresser sind
Verschwendete Arbeitszeit mit suchen von Dokumenten
Laut aktuellen Studien verschwenden Mitarbeiter mehr als zwei Stunden pro Tag, um nach Dokumenten im Unternehmen zu suchen.
Arbeitstage
Das bedeutet auch: Statt für seine Arbeit bezahlen Sie jeden Mitarbeiter pro Woche mehr als einen ganzen Tag fürs Suchen!
Erfolgschance der Suche
Aber es kommt noch schlimmer:
In mehr als 50 % der Fälle bleibt die Suche sogar erfolglos.
Das bedeutet:
Dokumente müssen neu erstellt werden, dafür geht noch mehr Arbeitszeit drauf und niemand hat mehr einen Überblick.
Das erklärt unter anderem, warum sich das Papierarchiv in Unternehmen über die Zeit immer mehr vergrößert.
Dokumente müssen neu erstellt werden, dafür geht noch mehr Arbeitszeit drauf und niemand hat mehr einen Überblick. Das erklärt unter anderem, warum sich das Papierarchiv in Unternehmen über die Zeit immer mehr vergrößert.
Logisch:
Mehrfach-Kopien, wachsende Berge an Belegen und unzählige Archivschränke mit Ordnern brauchen Platz.
Sie können also schon mal überlegen, wo und wie Sie in den nächsten Jahren Ihre Dokumente und Ordner noch lagern …
Oder was Sie tun, wenn ein Wasserschaden oder ein Brand die wertvollen Dokumente zerstört …
Dokumente digitalisieren –Zeit, Platz und Kosten sparen!
Ohne digitales Archiv:
Mit digitalem Archiv:
Ein Patient, der länger nicht da war, kommt in Ihre Praxis.
→ Angestellte muss in den Keller, 20 Minuten suchen, findet die Patientenakte nicht, währenddessen bleibt der Empfang unbesetzt.
Patientenakte mit einem Klick aufrufbar.
Als Bauzeichner arbeiten Sie mit Plänen in der Größe A0.
→ Sie müssen mehrere Räume als Archiv nutzen und nach kurzer Zeit platzen die aus allen Nähten.
Keine Kosten mehr für Lagerung, stattdessen die Möglichkeit, Platz für mehr Mitarbeiter zu schaffen.
Ambulanter Pflegedienst: Eine Pflegekraft muss spontan ihren Kollegen vertreten. Bei der Medikation eines Patienten gibt es Unklarheiten.
→ Obwohl die Zeit sowieso knapp ist, muss die Pflegekraft herumtelefonieren, um die Frage zu klären. Der ganze Zeitplan verschiebt sich, sie macht Überstunden und die Patienten sind unzufrieden.
Die Pflegekraft schaut auf ihrem Handy in die digitale Akte und findet die gesuchte Information nach drei Klicks.
Ohne digitales Archiv:
Mit digitalem Archiv:
→ Angestellte muss in den Keller, 20 Minuten suchen, findet die Akte nicht, zieht eine Kollegin dazu, währenddessen bleibt der Empfang unbesetzt
→ Akte mit einem Klick aufrufbar
Als Bauzeichner arbeiten Sie mit Plänen in der Größe A0.
→ Sie müssen mehrere Räume als Archiv nutzen und nach kurzer Zeit platzen die aus allen Nähten
→ keine Kosten mehr für Lagerung, stattdessen die Möglichkeit, Platz für mehr Mitarbeiter zu schaffen
Eine Pflegekraft vertritt ihren Kollegen. Bei der Medikation eines Patienten gibt es Unklarheiten.
→ Obwohl die Zeit sowieso knapp ist, muss die Pflegekraft herumtelefonieren, um die Frage zu klären. Der ganze Zeitplan verschiebt sich, sie macht Überstunden und die Patienten sind unzufrieden.
→ Die Pflegekraft schaut auf ihrem Handy in die digitale Akte und findet die gesuchte Information nach drei Klicks.
Digitale Dokumente ohne Stress bei der Umstellung
Klar, weniger Zeitaufwand, weniger Kosten und mehr Platz – wer will das nicht?
Aber ist so eine Umstellung nicht wahnsinnig aufwändig und stellt den ganzen Betrieb auf den Kopf?
Nicht mit uns:
Wir sind HEISCAN, spezialisiert auf die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente!
kein Zeit- und Arbeitsaufwand für Sie – wir übernehmen alles, von der Beratung, über das Einscannen und Sortieren bis zur Vernichtung der Akten
konform nach Datenschutzrecht
durch Backups abgesichert – Daten können auch bei Schäden oder durch versehentliches Löschen nicht verloren gehen
regional in Pforzheim – persönlicher Ansprechpartner vor Ort
Zugriffe aus dem Homeoffice, von unterwegs und angepasst auf jeden Mitarbeiter
So werden Sie Ihre Ordner endlich los
Schritt 1: Erstgespräch
Vereinbaren Sie über das Kontaktformular ein telefonisches Erstgespräch!
Hier berichten Sie uns kurz von Ihrem Unternehmen und von Ihrem Status Quo. So bekommen wir einen ersten Eindruck.
Natürlich ist auch Platz für alle Ihre Fragen, unsere Experten beraten Sie gern.
Schritt 2: Vor Ort-Begehung
Wir kommen bei Ihnen vorbei und verschaffen uns einen Überblick über Ihr aktuelles Archiv. So können wir den Aufwand genau einschätzen und Sie erhalten direkt im Nachgang ein Angebot von uns.
Schritt 3: Umstellung
Wir besprechen gemeinsam mit Ihnen, nach welcher Struktur Ihre Dokumente digital abgelegt werden sollen.
Dann pflegen wir alle bestehenden Daten nach und nach ein.
Einmal abgelegt, haben Sie sofort digitalen Zugriff. Der Betrieb wird also nicht unnötig aufgehalten.
Über HEISCAN
Axel Schrödter hat selbst als Finanzdienstleister gearbeitet und Unternehmen vieler Branchen, unter anderem auch Arztpraxen und Apotheken, beraten.
Was er dabei gesehen hat wie Sand am Meer:
Aktenschränke, Hängeordner und bergeweise Papier.
Das muss doch auch besser gehen, hat er sich gedacht, und deshalb im Jahr 2013 die Firma HEISCAN gegründet.
Mittlerweile hat Axel mit seinem Team zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, von analogen auf digitale Dokumentenablagen umzustellen und ihnen so die alltägliche Arbeit um ein Vielfaches erleichtert.