Tausende Dokumente füllen auch in Ihrem Unternehmen Schränke, Lager oder Keller?
Nach wichtigen Infos zu suchen, dauert oft sogar Stunden – Kunden müssen warten, Mitarbeiter vergeuden wertvolle Arbeitszeit.
Wir von HEISCAN scannen alle Ihre Dokumente und stellen sie Ihnen digital zur Verfügung.
So haben Sie in Sekundenschnelle und von überall aus Zugriff – ohne Arbeitsaufwand für Sie!
Aufträge haben wir für unsere Kunden abgewickelt.
Stunden eingesparte Zeit pro Mitarbeiter.
Quadratmeter eingesparte Lagerfläche pro Unternehmen.
Aufträge haben wir für unsere Kunden abgewickelt.
Aufträge haben wir für unsere Kunden abgewickelt.
Aufträge haben wir für unsere Kunden abgewickelt.
Laut aktuellen Studien verschwenden Mitarbeiter mehr als zwei Stunden pro Tag, um nach Dokumenten im Unternehmen zu suchen.
Das bedeutet auch: Statt für seine Arbeit bezahlen Sie jeden Mitarbeiter pro Woche mehr als einen ganzen Tag fürs Suchen!
Aber es kommt noch schlimmer:
In mehr als 50 % der Fälle bleibt die Suche sogar erfolglos.
Dokumente müssen neu erstellt werden, dafür geht noch mehr Arbeitszeit drauf und niemand hat mehr einen Überblick.
Das erklärt unter anderem, warum sich das Papierarchiv in Unternehmen über die Zeit immer mehr vergrößert.
Dokumente müssen neu erstellt werden, dafür geht noch mehr Arbeitszeit drauf und niemand hat mehr einen Überblick. Das erklärt unter anderem, warum sich das Papierarchiv in Unternehmen über die Zeit immer mehr vergrößert.
Mehrfach-Kopien, wachsende Berge an Belegen und unzählige Archivschränke mit Ordnern brauchen Platz.
Sie können also schon mal überlegen, wo und wie Sie in den nächsten Jahren Ihre Dokumente und Ordner noch lagern …
Oder was Sie tun, wenn ein Wasserschaden oder ein Brand die wertvollen Dokumente zerstört …
→ Angestellte muss in den Keller, 20 Minuten suchen, findet die Patientenakte nicht, währenddessen bleibt der Empfang unbesetzt.
→ Sie müssen mehrere Räume als Archiv nutzen und nach kurzer Zeit platzen die aus allen Nähten.
→ Obwohl die Zeit sowieso knapp ist, muss die Pflegekraft herumtelefonieren, um die Frage zu klären. Der ganze Zeitplan verschiebt sich, sie macht Überstunden und die Patienten sind unzufrieden.
→ Angestellte muss in den Keller, 20 Minuten suchen, findet die Akte nicht, zieht eine Kollegin dazu, währenddessen bleibt der Empfang unbesetzt
→ Akte mit einem Klick aufrufbar
Als Bauzeichner arbeiten Sie mit Plänen in der Größe A0.
→ Sie müssen mehrere Räume als Archiv nutzen und nach kurzer Zeit platzen die aus allen Nähten
→ keine Kosten mehr für Lagerung, stattdessen die Möglichkeit, Platz für mehr Mitarbeiter zu schaffen
Eine Pflegekraft vertritt ihren Kollegen. Bei der Medikation eines Patienten gibt es Unklarheiten.
→ Obwohl die Zeit sowieso knapp ist, muss die Pflegekraft herumtelefonieren, um die Frage zu klären. Der ganze Zeitplan verschiebt sich, sie macht Überstunden und die Patienten sind unzufrieden.
→ Die Pflegekraft schaut auf ihrem Handy in die digitale Akte und findet die gesuchte Information nach drei Klicks.
Klar, weniger Zeitaufwand, weniger Kosten und mehr Platz – wer will das nicht?
Aber ist so eine Umstellung nicht wahnsinnig aufwändig und stellt den ganzen Betrieb auf den Kopf?
Nicht mit uns:
Wir sind HEISCAN, spezialisiert auf die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente!
kein Zeit- und Arbeitsaufwand für Sie – wir übernehmen alles, von der Beratung, über das Einscannen und Sortieren bis zur Vernichtung der Akten
konform nach Datenschutzrecht
durch Backups abgesichert – Daten können auch bei Schäden oder durch versehentliches Löschen nicht verloren gehen
regional in Pforzheim – persönlicher Ansprechpartner vor Ort
Zugriffe aus dem Homeoffice, von unterwegs und angepasst auf jeden Mitarbeiter
Vereinbaren Sie über das Kontaktformular ein telefonisches Erstgespräch!
Hier berichten Sie uns kurz von Ihrem Unternehmen und von Ihrem Status Quo. So bekommen wir einen ersten Eindruck.
Natürlich ist auch Platz für alle Ihre Fragen, unsere Experten beraten Sie gern.
Wir kommen bei Ihnen vorbei und verschaffen uns einen Überblick über Ihr aktuelles Archiv. So können wir den Aufwand genau einschätzen und Sie erhalten direkt im Nachgang ein Angebot von uns.
Wir besprechen gemeinsam mit Ihnen, nach welcher Struktur Ihre Dokumente digital abgelegt werden sollen.
Dann pflegen wir alle bestehenden Daten nach und nach ein.
Einmal abgelegt, haben Sie sofort digitalen Zugriff. Der Betrieb wird also nicht unnötig aufgehalten.
Axel Schrödter hat selbst als Finanzdienstleister gearbeitet und Unternehmen vieler Branchen, unter anderem auch Arztpraxen und Apotheken, beraten.
Was er dabei gesehen hat wie Sand am Meer:
Aktenschränke, Hängeordner und bergeweise Papier.
Das muss doch auch besser gehen, hat er sich gedacht, und deshalb im Jahr 2013 die Firma HEISCAN gegründet.
Mittlerweile hat Axel mit seinem Team zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, von analogen auf digitale Dokumentenablagen umzustellen und ihnen so die alltägliche Arbeit um ein Vielfaches erleichtert.
In der heutigen Zeit bewegen wir uns genauso selbstverständlich online wie in der analogen Welt.
Wenn Sie nach einer Information suchen, dann googlen Sie vermutlich als Erstes, statt im Keller in einer verstaubten Enzyklopädie nachzuschlagen.
Genauso läuft das auch, wenn Sie Ihr Archiv digitalisieren: schneller, einfacher und kostengünstiger.
Ja! Laut aktuellen Studien sogar 90 % und mehr.
In der Zeit, in der Ihre Mitarbeiter aktuell noch ins Archiv oder in den Keller gehen müssen, haben sie digital schon drei Mal alles gefunden, was sie suchen.
Wir holen die Dokumente bei Ihnen vor Ort ab. Bei großen Mengen liefern wir Ihnen im Voraus Boxen zum Verpacken der Ordner etc.
Das entscheiden Sie ganz allein. Bei großen Mengen von Dokumenten holen wir normalerweise jede Woche einen Teil Ihrer Dokumente ab, verarbeiten sie, liefern sie zurück und holen die nächste Tranche.
Dann scannen wir das Dokument oder auch den ganzen Ordner direkt ein und stellen Ihnen diese online zur Verfügung.
Der schnellste und sicherste Weg, Ihnen die Daten zur Verfügung zu stellen, ist per USB-Stick. Diesen können Sie in Ihren Windows-Explorer oder in Ihr DMS einspielen und legen ihn danach in den Safe. So haben Sie schon die erste Datensicherung all Ihrer Unterlagen.
Die Struktur, nach der Ihre Dokumente abgelegt werden, besprechen wir im Vorhinein.
So finden Sie sich kinderleicht in Ihrem digitalen Archiv zurecht. Für Stichwörter oder Textpassagen nutzen Sie einfach die Suchfunktion und schon zeigt Ihnen das System passende Dokumente an. Denn: Alle Dokumente werden mit einer OCR-Kennung versehen. Heißt: Sie können nach konkreten Wörtern, Begriffen, Kundenamen, Kundennummern etc. suchen.
Ja, das ist möglich.
Viele Unternehmen legen im ersten Schritt die Dokumente im Windows-Explorer ab. Hierbei verwenden Sie die gleiche Ordnerstruktur wie vorher im Papierordner. Auch diese Arbeit nehmen wir Ihnen selbstverständlich ab.
Ja. Sie entscheiden, ob die Akten vernichtet oder ausgelagert werden sollen. Wir kümmern uns dann darum.
Viele Mitarbeiter sind unsicher, ob sie mit modernen, digitalen Tools zurechtkommen. Je nachdem, für welche Ablage Sie sich entscheiden, erhalten Sie selbstverständlich entsprechende Schulungen, zum Beispiel von Ihrem CRM-Anbieter. Unsere Erfahrung zeigt: nach einer kurzen Eingewöhnungsphase wollen Mitarbeiter nicht mehr zurück!