Wir, die Firma Heiscan, sind ein familiengeführtes Unternehmen, bereits seit 2013 sind wir mit der Digitalisierung von Papierdokumenten am Markt präsent.
Bereits davor waren wir viele Jahre im Finanz und Gesundheitssektor tätig. Hieraus resultiert unsere Erfahrung im Umgang mit sensiblen Dokumenten und Daten.
DAS MACHT UNS ZU IHREM STARKEN PARTNER
BERATUNG
Wir begleiten Sie, bei der Umsetzung Ihres Digitalisierungsprozesses – weg von papierhaften Archiven hin zu einem schlanken digitalen Archiv.Dank unserer jahrelangen Erfahrung und Expertise, können wir schnell auf Ihre IST-Situation eingehen und Sie professionell und präzise beraten.Bei uns bekommen Sie genau die Unterstützung die Sie wünschen.ABHOLUNG
Die Akten können wir bei Ihnen mit unserem betriebseigenen Transporter abholen. Je nach Umfang können wir die Abholung in kleinere Schritte aufteilen, sodass Sie z.B. nicht auf einen Schlag keine Unterlagen mehr da haben. Natürlich ist eine einmalige Gesamtabholung auch möglich. Wir sind interessiert daran, die beste Lösung zu Ihrer individuellen Situation zu finden.Vorbereitung und Digitalisierung
Ihre Akten werden durch uns, in unseren Geschäftsräumen in Pforzheim, sorgfältig vorbereitet (entfernen von Heftklammern, Büroklammern, Notizzetteln etc.) und dann digitalisiert. Unsere Mitarbeiter sind geschult und wissen Ihre vertraulichen Daten zu schützen.
Datenlieferung
Sie bekommen die erfassten Daten per mit Passwort verschlüsseltem Datenträger oder per verschlüsseltem Upload zur Verfügung gestellt. Der Datenträger (USB-Stick oder Festplatte) ist gleichzeitig auch das erste Back-Up Ihres Archivs. Es besteht auch die Möglichkeit, dass wir Ihre Daten direkt, per Schnittstelle, in Ihr DMS uploaden.Rücklieferung oder Vernichtung
Nach Fertigstellung Ihres Auftrages und Überlieferung der Daten bieten wir zwei Vorgehensweißen an. Auf Ihren Wunsch, können wir Ihre Unterlagen vollständig oder teilweise an Sie wieder rückliefern. Alternativ organisieren wir für Sie die Vernichtung der bestehenden Altlast über unseren zertifizierten Partner. Über die Vernichtung bekommen Sie ein Zertifikat ausgestellt.Ihre Vorteile
Der Nutzen eines Digitalen Archivs ist vielseitig und unverkennbar. Es gestaltet den bekannten Arbeitsalltag nicht nur effizienter, sondern auch deutlich flexibler. Wir haben verstärkt in den letzten Jahren festgestellt, dass es für Firmen ohne digitalen Archiv immer schwerer wird weiterhin kompetitiv zu bleiben. Nachstehend haben wir für Sie interessante Vorteile eines digitalen Archivs aufgeführt.
Zugriff
Clouddienste ermöglichen einen Zugriff auf alle digitalisierten Dokumente, unabhängig davon, wo Sie Ihre Mitarbeiter einsetzen. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität, ein einheitliches Archiv trotz unterschiedlicher Niederlassungen und eine optimale Grundvoraussetzung für das Arbeiten im Homeoffice. Vorbei sind die Zeiten der vergessenen Unterlagen auf Kundenterminen. So können Sie Ihr Unternehmen auf alle Situationen bestmöglich vorbereiten.
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Untergang
Digitale Dokumente sind durch Erstellung von Back-Ups automatisch von vielen verschiedenen Gefahren geschützt. Verlust durch Brand und Wasser, kann durch Aufbewahrung aktueller Back-Ups oder einer Cloudbasierten Speicherung, leicht vermieden oder wieder behoben werden. Auch unabsichtliche Löschung oder Vernichtung, kann durch Back-Ups wieder behoben werden.
Mit einem digitalen Archiv können Sie auf viele verschiedene Arten Kosten einsparen. Papierhafte Dokumente, in jeglicher Form, nehmen kostbaren Platz ein. Dieser kann produktiv genutzt werden oder durch Aufgabe nicht mehr benötigter Räume die Mietkosten senken. Zusätzlich sparen sich Ihre Mitarbeiter Zeit, da die Suche nach Dokumenten, dank Volltextsuche, deutlich schneller geht. Dies steigert deutlich die Effizienz Ihrer Mitarbeiter.
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