GESETZE

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Rechtliche Aspekte der elektronischen Archivierung

Digitale Dokumente bilden heutzutage einen zentralen Teil der Informations- und Entscheidungsgrundlage. Das gilt sowohl für die öffentliche Verwaltung wie auch für privatwirtschaftliche Unternehmen jeder Branche und Größe. So fordert der Gesetzesgeber auf Grundlage verschiedener Bestimmungen die Einführung einer digitalen Steuerprüfung, Ermessensausübung des Betriebsprüfers vom Finanzamt, Bestimmungen der Abgabenordnung(AO) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und der zivilen Prozessordung (ZPO) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen von Unterlagen, die je nach Art der Dokumente, zwischen sechs und zehn Jahren liegen.

Revisionssichere elektronische Archivierung

Zusätzlich ist der Begriff der Revisionssicherheit bzw. dessen Inhalte von besonderer Bedeutung, da hierin weitere gesetzliche Anforderungen festgelegt sind. Im Wesentlichen betrifft das aufbewahrungspflichtige Dokumente. Die Informationen müssen unveränderbar bzw. verfälschungssicher elektronisch archiviert sein. Fazit: Dokumente gesetzeskonform aufzuarbeiten, zu sortieren und über einen so langen Zeitraum sicher zu lagern und aufzubewahren, stellt somit sowohl für die öffentliche Verwaltung, wie auch für Unternehmen eine große und stetig wachsende Herausforderung dar. Umso wichtiger wird es dadurch, digitale Unterlagen, wie beispielsweise elektronische Faxe, Emails, Briefe, etc. neben den traditionellen Papierdokumenten in einem „rechtssicheren (Zeit)-Raum“ aufzubewahren.

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