ARCHIVIERUNG

Akten Dokument ARCHIVIERUNG - Digitalisierung

Mehrwerte des Digitalarchivs

 

  • Wir liefern Ihnen die gescannten Dokumente in allen gängigen Output-Formaten z.B. TIFF, JPEG und PDF-A. Dies per DVD oder mobiler Festplatte. Weitere Online-Datenübertragungs-möglichkeiten können individuell mit uns abgesprochen werden.

  • Jedes Dokument ist auffindbar
    Durch die OCR Kennung finden Sie alle Dokumente über die Volltextsuche in Bruchteilen von Sekunden wieder. Das lästige Suchen in verstaubten Archiven entfällt.

  • Elektronische Ablage läuft danach fast von allein
    Neue Dokumente können einfach per Drag & Drop via Dokumentenscanner, E-Mail oder Schnittstelle importiert werden. Durch die vollautomatische Volltexterkennung wird das Dokument analysiert und an der richtigen Stelle abgelegt. Eine mehrfache Ablage des gleichen Dokumentes erübrigt sich somit.

  • Alte Aktenschränke können aus Büros entfernt werden
    Lästiges Suchen in alten und verstaubten Aktenschränken entfällt. Scannen Sie alle alten Ordnerinhalte oder lassen Sie dies von uns erledigen. Sie finden danach jedes Dokument wieder.

  • Vertretungsregelungen
    Die können in Ihrem Dokumentenmanagementsystem beliebig viele Workflows anlegen. Dadurch werden keine Aufgaben vergessen, da jeweils auch eine Vertretungsregelung hinterlegt werden kann, wenn ein Kollege wegen Urlaub oder Krankheit ausfällt. Langes Suchen in Arbeitsplätzen anderer Kollegen während derer Abwesenheit gehört der Vergangenheit an.

  • Änderungen und Arbeitsvorgänge mit Dokumenten im Digitalarchiv
    Jeder Zugriff auf die Dokumente werden im DMS festgehalten. Somit können Arbeitsabläufe beschleunigt werden. Das System weist nach, welcher Arbeitsschritt im Workflow wie lange benötigt hat. Bzw. finden Sie schnell heraus wo Vorgänge liegen bleiben

  • Notizen an digitalen Dokumenten
    Jedes Dokument wird revisionssicher abgelegt. D.h. unveränderbar. Trotzdem bietet jede intelligente Dokumentenmanagementsoftware die Möglichkeit, Notizen, Vermerke, Markierungen in den Dokumenten vorzunehmen. Es ist eine digitale Arbeitskopie bei Bedarf von jedem Dokument erstellt. Somit können ganze Arbeitsabläufe, z.B. ab Eingang eines Schriftstückes über die Prüfung und Verarbeitung bis hin zur Buchhaltung nachvollziehbar gemacht werden.

  • Zeitersparnis
    Durch den Einsatz des digitalen Archivs fallen etliche Arbeitsschritte weg, die viel Zeit im Arbeitsalltags eines Büromitarbeiters verschlungen haben. Diese Zeit kann dann für die Kernaufgaben des Mitarbeiters verwendet werden.

  • Buchhaltung
    Durch Einsatz des Digitalarchives können die Buchhaltungsunterlagen per Mausklick an den Steuerberater übergeben werden. Am Monatsende muss nicht erst die Ablage gemacht werden. Durch tägliche Verarbeitung aller Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem ist dies möglich.

  • Zugriff auf das Digitalarchiv
    Je nach Zugriffsberechtigung können alle Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz aus auf die Dokumente zugreifen. D.h. mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an einem Vorgang arbeiten, ohne dass dieser mehrfach kopiert werden muss.
    Lagern Sei Ihre Dokumente zentral in einem zertifizierten Rechenzentrum, können Sie von überall auf der Welt mit der entsprechenden Berechtigung auf Ihr Digitalarchiv zugreifen

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